طلب التقارير لمجرد طلبها التقرير الذي لا يتحول إلى قرار هو إضاعة لوقت المدير والموظف معًا.
طلب التقرير في حد ذاته ليس إدارة. الإدارة هي أن تعرف لماذا تطلبه، وماذا ستفعل بالمعلومات التي فيه.
وهنا يصبح التقرير عبئًا بدل أن يكون أداة تساعد الإدارة.
قبل أن تطلب من موظف إعداد أي تقرير، اسأل نفسك ثلاثة أسئلة بسيطة: لماذا أحتاج هذا التقرير؟
ماذا سأفعل بالمعلومات التي فيه؟
إذا لم تجد إجابة واضحة، فربما لا تحتاج إلى التقرير أصلًا.
ليس المطلوب إلغاء التقارير، وإنما استخدامها بطريقة صحيحة.
التقرير الجيد هو الذي يساعد المدير على فهم مشكلة، أو متابعة عمل، أو اتخاذ قرار.
والأهم أن يشعر الموظف بأن التقرير الذي أعده كان له أثر.
فإذا طلب المدير تقريرًا، ثم اتخذ بناء عليه قرارًا، فمن الجيد أن يعرف الموظف النتيجة.
فهذا يشعره بأن وقته وجهده لم يذهبا هدرًا، ويجعله أكثر حرصًا على إعداد التقارير القادمة.
اسأل نفسك أولًا: «ماذا سأفعل به عندما يصلني؟»
فإذا لم تكن لديك إجابة، فمن الأفضل أن تترك الموظف يعمل بدل أن تجعله يكتب عن العمل.